Política de privacidad
1. OBJETIVO Y ALCANCE
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y normas complementarias relativas a la protección de datos personales en Colombia, EFECTIVA DM S.A.S. (en adelante, “EFECTIVA” o “la Compañía”), ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”).
A través de esta Política, se establecen disposiciones generales para la protección de la información que identifica o puede asociarse a una persona natural determinada o determinable (en adelante, los “Datos Personales”), en virtud de la autorización previa otorgada por sus Titulares.
Esta Política es aplicable a todos los Titulares que mantengan alguna relación con EFECTIVA y/o cuyos Datos Personales hayan sido recopilados y tratados en el marco de dicha relación, ya sea directamente por la Compañía o por terceros que actúen en su nombre. Asimismo, se aplicará a proveedores, aliados, representantes, asesores, contratistas y cualquier otra persona que actúe en su nombre y lleve a cabo el tratamiento de datos personales bajo la responsabilidad de la Compañía. Su cumplimiento será obligatorio y formará parte integral de los contratos laborales, así como de los contratos civiles, comerciales o de cualquier otra naturaleza.
La presente Política regula el tratamiento de las bases de datos, físicas o digitales, administradas por EFECTIVA, o aquellas cuyo tratamiento le haya sido encargado, incluyendo la información que se recopile a través de su sitio web oficial.
Igualmente, se aplicará a cualquier actividad de Tratamiento de Datos Personales que EFECTIVA realice dentro del territorio colombiano, así como a aquellas que se ejecuten fuera de él por terceros con quienes se haya suscrito un acuerdo para la gestión total o parcial de la información.
Este documento detalla los lineamientos corporativos para la protección de los Datos Personales de los Titulares, las finalidades del tratamiento, los derechos que les asisten, el área responsable de gestionar consultas y reclamos, así como los procedimientos establecidos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales recolectados.
En cumplimiento del derecho constitucional al habeas data, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, EFECTIVA únicamente recolecta y trata Datos Personales cuando cuenta con la autorización previa e informada de sus Titulares. Además, implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad, confidencialidad y privacidad de la información. En los casos en que la ley permita el tratamiento sin autorización, EFECTIVA aplicará los mecanismos necesarios para asegurar el manejo adecuado conforme a la normativa vigente.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
EFECTIVA DM S.A.S.
Nit No. 901360743-6
Dirección: Calle 3D #76-31
Correo electrónico: info@efectivadm.com
Teléfono: 3172774368
3. DEFINICIONES
• Dato Personal: Toda información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos sobre origen racial, orientación política, convicciones religiosas, entre otros; así como los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Política de Tratamiento de datos personales: Documento que informa al Titular sobre el uso que se le dará a sus datos personales, en este caso, ésta Política.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Comunicación de datos a un encargado para que realice un tratamiento por cuenta del responsable.
• Transferencia: Envío de datos personales del responsable a un a un receptor, que es a la vez es responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera de Colombia.
4. PRINCIPIOS
Los principios rectores para el tratamiento de datos personales, de acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, son los siguientes:
A) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, alteren o adicionen.
B) Principio de finalidad: El Tratamiento de datos obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será previamente informada al Titular.
C) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que disponga lo contrario.
D) Principio de veracidad o calidad: Los datos objeto de Tratamiento deben ser veraces, precisos, completos, verificable y fácilmente comprensible. No se procesarán datos que sean parciales, segmentados o que puedan generar confusión, salvo en los casos en que se haya requerido al Titular completar o corregir la información.
E) Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
F) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales estará sujeto a las restricciones establecidas por su naturaleza, así como a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. Solo podrán acceder y tratar esta información las personas autorizadas por el Titular o aquellas facultadas por la normativa vigente.
Salvo en los casos de información de carácter público, los datos personales no podrán ser divulgados en Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se implementen mecanismos de control que limiten el acceso exclusivamente a los Titulares o a terceros debidamente autorizados conforme a la Ley.
G) Principio de seguridad: Para el manejo de la información, MANDATORY RB SAS y su encargado, ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de la información, evitar su pérdida, adulteración, acceso, uso o consulta no autorizada o fraudulenta.
H) Principio de confidencialidad: Todos los colaboradores de MANDATORY RB SAS que tienen relación con el tratamiento de datos personales, están obligados a mantener la reserva de la información, incluso después de haber finalizado su relación con las actividades que involucran dicho Tratamiento. Solo se permitirá el acceso y divulgación de los datos en los casos previstos por la ley.
5. AUTORIZACIÓN, TRATAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES
EFECTIVA DM S.A.S., en cumplimiento de la normatividad colombiana vigente, solicitará a los Titulares su autorización previa, expresa e informada para la recolección y tratamiento de sus Datos Personales, informando la finalidad específica del tratamiento, salvo en los casos exceptuados por la ley.
El tratamiento de los Datos Personales suministrados de forma voluntaria por el Titular incluirá su recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión y/o transferencia. Esta información será utilizada exclusivamente por EFECTIVA, sus empleados, contratistas y socios comerciales autorizados que requieran acceder a ella en el marco de sus funciones. Si el Titular lo solicita, EFECTIVA proporcionará información sobre las personas o terceros que tengan acceso a sus datos.
En caso de requerir Datos Sensibles, EFECTIVA informará de forma clara su naturaleza y finalidad. Estos datos únicamente serán tratados si:
- El Titular otorga su consentimiento expreso y voluntario.
- Es necesario para el cumplimiento de obligaciones legales.
- Se requiere para proteger intereses vitales del Titular o de otra persona.
- Se trata de datos que el Titular ha hecho públicos voluntariamente.
- Es necesario para el ejercicio o defensa de reclamaciones legales.
- Es indispensable para funciones judiciales o de interés público.
- Su tratamiento es obligatorio por disposición legal.
EFECTIVA no condicionará la prestación de servicios a la entrega de Datos Sensibles y garantizará su tratamiento conforme a los más altos estándares de seguridad, permitiendo el acceso únicamente a personal autorizado.
La autorización para el tratamiento de los Datos Personales podrá otorgarse por los siguientes medios: i) escrito, ii) verbal o iii) mediante conductas inequívocas que evidencien el consentimiento. EFECTIVA conservará prueba de dicha autorización, asegurando en todo momento su confidencialidad y adecuada protección.
6. FINALIDAD
Los datos personales recopilados serán tratados por EFECTIVA DM S.A.S. con las siguientes finalidades:
A. Ejecutar las actividades relacionadas con su objeto social.
B. Gestionar la relación contractual y/o comercial con clientes reales o potenciales, proveedores, aliados y empleados.
C. Prestar y ofrecer los servicios de EFECTIVA, directa o indirectamente, por medios físicos y/o electrónicos, garantizando altos estándares de calidad, incluyendo el envío de boletines informativos.
D. Cumplir con obligaciones contractuales y legales con clientes, empleados, contratistas, proveedores, colaboradores, accionistas y miembros de junta directiva.
B. Verificar referencias y antecedentes de actores internos y externos, tales como listas de control nacionales e internacionales, centrales de riesgo, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN, entre otros.
F. Enviar información contractual a miembros de junta directiva, accionistas, empleados, exempleados, clientes (activos y/o inactivos), proveedores y colaboradores.
G. Verificar el cumplimiento de normas en materia de seguridad social, parafiscales y demás obligaciones legales.
H. Conocer, almacenar y procesar la información en una o más bases de datos.
I. Adelantar procesos judiciales o extrajudiciales.
J. Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.
K. Transmitir información a servidores de terceros para fines de alojamiento, respaldo o recuperación de la información.
L. Analizar información recopilada en el sitio web con fines de mercadeo y responder solicitudes enviadas a través del mismo.
M. Publicar contenidos en medios de comunicación masiva (como el sitio web de EFECTIVA) cuando el Titular así lo autorice, así como campañas de promoción, encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
N. Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
o. Cumplir con normativas legales y regulatorias aplicables.
P. Cualquier otra finalidad que sea permitida conforme a la legislación vigente.
La información proporcionada por el Titular será utilizada únicamente para las finalidades aquí descritas.
EFECTIVA no venderá, licenciará, transmitirá ni divulgará los Datos Personales recolectados, salvo en los siguientes casos:
i) Cuando el Titular o su representante legal autorice expresamente su divulgación.
ii) En el marco de procesos de fusión, adquisición, consolidación, desinversión u otras formas de reorganización corporativa.
iii) Cuando sea necesario para su almacenamiento, respaldo o recuperación en servidores de terceros.
El acceso a los datos personales estará restringido al personal autorizado, incluyendo la Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva, Revisoría Fiscal, Dirección, Gerencia, empleados y contratistas, cuando su conocimiento sea requerido para el ejercicio de sus funciones.
Asimismo, EFECTIVA podrá subcontratar a terceros encargados del tratamiento de datos personales, quienes estarán obligados a garantizar la seguridad y confidencialidad de la información según lo dispuesto en la ley.
El análisis de los datos recolectados a través del sitio web www.efectivadm.com podrá realizarse mediante herramientas de terceros. Al navegar y utilizar el sitio web, el Titular autoriza el tratamiento de sus datos, incluyendo aquellos obtenidos mediante cookies, los cuales podrán ser transmitidos o transferidos a terceros conforme a sus respectivas políticas de privacidad disponibles en dicho sitio.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
A. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a EFECTIVA o frente a los Encargados del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerse respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
A. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, salvo cuando legalmente no sea requerida dicha autorización.
C. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus Datos Personales por parte de EFECTIVA o sus Encargados.
D. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 o en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.
E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.
F. Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez al mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la Política de Tratamiento de Datos Personales de EFECTIVA.
8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
De conformidad con la legislación colombiana en materia de protección de datos personales, EFECTIVA DM S.A.S. deberá cumplir con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
A. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
B. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
C. Informar adecuadamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
E. Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
F. Actualizar la información, comunicando de manera oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados y adoptar las medidas necesarias para mantener la información actualizada.
G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
H. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento haya sido previamente autorizado.
I. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular.
J. Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos establecidos en esta Política.
K. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento adecuado de la normatividad sobre protección de datos personales, el cual corresponde a la presente Política.
L. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado una reclamación y mientras se resuelve el trámite correspondiente.
M. Informar al Titular, si este lo solicita, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
N. Notificar a la autoridad de protección de datos sobre cualquier violación a los códigos de seguridad que implique riesgos para la información de los Titulares.
O. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. CANALES DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales de atención:
- Correo electrónico: informacion@efectivadm.com
- Teléfono: +57 317 277 4368
- Sitio web: efectivadm.com
El procedimiento para la atención de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales por parte de EFECTIVA DM S.A.S. se regirá por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación o eliminación de sus Datos Personales mediante una solicitud dirigida a EFECTIVA, a través de los canales establecidos para tal fin: correo electrónico, línea telefónica o formulario en el sitio web oficial.
Las consultas serán respondidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. En caso de requerirse un tiempo adicional para atender la consulta, EFECTIVA informará al Titular antes del vencimiento del plazo inicial, extendiéndolo por cinco (5) días hábiles adicionales.
Los reclamos serán atendidos en un plazo de quince (15) días hábiles a partir de la recepción de la solicitud completa. Si la reclamación requiere mayor tiempo para ser resuelta, EFECTIVA podrá extender el término por ocho (8) días hábiles, informando previamente al Titular sobre los motivos de la demora.
Si la solicitud presentada está incompleta, se solicitará al Titular corregir las deficiencias en un plazo de cinco (5) días hábiles. En caso de no recibir respuesta dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá que la solicitud ha sido desistida.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Se adoptarán medidas de seguridad administrativas, técnicas y jurídicas para garantizar la protección de los datos personales, evitando su pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o alteración.
11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS A TERCEROS
EFECTIVA DM S.A.S. podrá compartir datos personales con terceros, tanto a nivel nacional como internacional, siempre y cuando se cumpla con la normativa vigente en materia de protección de datos personales y se garantice un tratamiento adecuado, seguro y confidencial de la información suministrada por los Titulares.
12. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO
El sitio web de EFECTIVA DM S.A.S. (www.efectivadm.com) utiliza cookies y otras tecnologías de seguimiento para mejorar la experiencia de navegación de los usuarios. Estas herramientas permiten recopilar información relacionada con sus preferencias y comportamiento dentro del sitio.
Los usuarios pueden configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar el uso de cookies en cualquier momento, según sus preferencias de privacidad.
13. MODIFICACIONES Y VIGENCIA
Los Datos Personales almacenados por EFECTIVA DM S.A.S. en sus bases de datos serán tratados y conservados conforme al principio de temporalidad, durante el tiempo que dure la relación contractual o comercial vinculada al producto o servicio, mientras subsista la finalidad para la cual fueron recolectados y por el período adicional que establezca la ley.
EFECTIVA DM S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento y sin previo aviso, siempre que los cambios no sean sustanciales. En caso de modificaciones que impliquen cambios relevantes en las finalidades del tratamiento, los datos del Responsable o cualquier otro aspecto esencial, los Titulares serán notificados oportunamente y con antelación razonable.
La presente política entra en vigencia a partir del 22 de Mayo de 2025.